2009年03月16日

ページ番号を入れる

レポートや資料を作って印刷する場合を考えてみましょう。

こんなとき、どんなことに気を配るでしょうか。


文字を大きくする。
図を多く使う。
目次を作成する。
難しい用語には注釈をつける。


こられについてはじゅうぶんに配慮している人が多いと思います。

さて、じゅうぶんに配慮しすぎて、最後にひとつ忘れてしまいやすいことがあります。

それは「ページ番号を入れる」ということです。

なぁ〜んだそんなことか。と思われるかもしれませんが、これがけっう忘れやすいのです。

なぜなら、資料やレポートを作るにの労力を使いきってしまい、印刷するときにはページ番号のことなど考える余裕がなくなっていることがあるからです。

例えば10ページに及ぶ資料を印刷した場合、クリップや紐でひとまとめにすることでしょう。

しかし、なにかのはずみでクリップがはずれたり、紐が解けたりして紙が散乱したら?

ページ番号が書かれていない、バラバラになった10枚の紙を順番どうりに揃えるのはたいへんです。

もしこういった状況になったら、たとえ資料の内容が良かったとしても、ページ番号が入っていないだけで読み手をイライラさせてしまいます。

資料を束ねていたクリップがはずれ(紐が解けた)て資料が散乱するという想定外のアクシデントに遭遇した人は、なるべく少ない労力で早く確実に元の状態に戻りたいと願います。

そんなとき、かき集めた紙を元通りにする唯一の手がかりといっていいものがページ番号なのです。

たとえ資料が散乱しなくても、例えばプレゼンテーション中にプレゼンターが「お手元の資料の5ページを参照ください」と言ったら?

このとき、もし資料にページ番号が入っていないと、資料の中の目的の場所をみつけることは難しくなります。

というわけで、ページ番号を入れることを忘れずに。

また、ページ番号と一緒に資料の題名も入れておきましょう。

他の似たような資料とごっちゃになったときに、題名がすべてのページにページ番号と併記してあれば、それが何の資料かひと目でわかるからです。

さて、たまに目次があるのにページ番号が入っていない資料にお目にかかることがあります。

資料の作り方を山登りで例えれば明快です。

目次は、登山口の案内図。

ページ番号は、登山道の途中に看板(現在何合目か書かれている)。

10合目が頂上であることは皆わかっていますから、仮に5合目とわかれている看板をみれば、いま半分まで登ってきたことがわかりますね。

これを資料作成に活かすには、ページ番号を入れる際にページ総数と現在のページ数の両方がわかる書き方をすればよいのです。


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2009年03月11日

色付けする


単調になりがちな文面の場合には、文に色付けをしてみましょう。

たとえばこんなふうに。

ページにぎっしりと書かれた文字は、全体が黒くなって読み手に硬く読みにくい印象を与えます。

そこで、見出しや重要な文には色をつけてみるのです。

たとえその文が、たいして重要でなくても、読者の注目を集めそうな
キーワードに色付けして文中にちりばめておけば、読まれる確率が高
くなります。

読者がぱっとページを見たときに、ちょっと気になる文言があれば、
それについてもっと詳しく知りたくなるでしょう。

そうなれば、気になる文言の周囲の文章を読みます。もっと詳しく知
りたくなればページのはじめから読みます。

こうして読み手は、気になる文言の箇所を意識して文章を読み進めて
いきます。

そして気になる文言の箇所までくると、さらに先にまた目立つように色付けされた文言が現れます。するとまた次の気になる文言がある箇所まで読みつづけるのです。

こうすれば読者の興味を持続させながら最後まで読んでもらうことが
できるのです。

ただ、色付けする際には注意点があります。

それは、色を付け過ぎないこと。

色の数、付ける箇所の数が増えれば増えるほど、読者の注目度は下は
ります。

例えるならば、栗毛の馬100頭のなかに白馬が1頭いたらどうでし
ょう? 

白馬は目立ちますね。でも、栗毛の馬100頭、白馬30頭、ピンクの馬20頭、緑の馬40頭がごちゃ混ぜになっていたらどうでしょう。(ピンクや緑の馬がいるいないはとりあえず脇に置いて)ごちゃ混ぜの状態では色が多くてにぎやかになります。

栗色、白色、ピンク色、緑色。そんな色の種類の数だけ読み手はどこに注目すればよいかわからなくなります。

人間の脳は情報を整理して受け入れようと努めます。そのため、要点や注目点がはっきり目立っていたほうが読み手に受け入れられやすいので
す。

☆色付けしよう
☆しかし、色を付け過ぎない


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